Status-Analyse: Informationsmanagement

Im Folgenden möchten wir kurz unseren Informationsmanagementansatz darstellen, der uns bei der Konzeption dieses Fragebogens geleitet hat:

Als Informationsmanagement bezeichnen wir die bewusste Gestaltung der unternehmensinternen Informationsprozesse. Hierbei kann die Vergabe der Informationen sowohl schriftlich als auch mündlich, digital als auch in Papierfom
geschehen.

Zweck des Informationsmanagements ist es, die erfolgreiche Umsetzung der Unternehmensstrategie zu unterstützen. Die Qualität des Informationsmanagements ergibt sich aus dem Grad, in dem die folgenden Anforderungen erfolgreich umgesetzt werden:

- die richtigen Daten
- in adäquater Darstellung
- in passender Menge und Detaillierung
- zum aktuellen Zeitpunkt
- möglichst benutzerfreundlich
- dem richtigen Mitarbeiter
- möglichst wirtschaftlich bereitzustellen.

Die drei wichtigsten Einflussgrößen auf das Informationsmanagement stellen hierbei die Strategie, die Struktur und die Kultur des Unternehmens dar.

Aus dem eben dargestellten Ansatz haben wir kritische Anforderungsbereiche entwickelt, anhand derer sich die Qualität des Informationsmanagements bemessen lässt.

Die Fragen im folgenden Fragebogen beziehen sich auf Ihre persönliche Meinung über das Informationsmanagement in Ihrem Unternehmen. Hier geht es nicht um richtig oder falsch, oder das Auffinden von Wahrheiten, sondern um Ihre persönliche Situation und Wahrnehmung.

Alle Daten werden anonymisiert verwendet, so dass Rückschlüsse auf einzelne Personen ausgeschlossen sind.

Da ein Zwischenspeichern leider nicht möglich ist, bitten wir Sie, etwa 35 Minuten zur Bearbeitung des Fragebogens einzuplanen.





Bitte schreiben Sie den vollständigen Namen Ihres Unternehmens in die Box (Bsp: Volksbank Münster eG und nicht VB Münster). Das ist wichtig, damit die Daten richtig zugeordnet werden können.
1. Bei welchem Unternehmen arbeiten Sie?


2. Welche Position haben Sie inne?


Anforderungsbereich 1: Rahmenbedingungen

Unter Rahmenbedingungen verstehen wir die Aspekte Ihres Arbeitsumfeldes (Zeit, Wichtigkeit,Gestaltung etc.), die einen nachhaltigen Einfluss auf die Arbeit mit Informationen haben.
3. Für meine tägliche Arbeit ist der regelmäßige Informationsaustausch wichtig.
trifft völlig zu trifft eher nicht zu
trifft überwiegend zu trifft überwiegend nicht zu
trifft eher zu trifft nicht zu

4. Ich habe genug Zeit, um alle nötigen Informationen zu beschaffen und sinnvoll in meine Arbeit zu integrieren.
trifft völlig zu trifft eher nicht zu
trifft überwiegend zu trifft überwiegend nicht zu
trifft eher zu trifft nicht zu

5. Ich habe den Eindruck, dass das Thema Informationsmanagement in meinem Unternehmen sehr ernst genommen wird.
trifft völlig zu trifft eher nicht zu
trifft überwiegend zu trifft überwiegend nicht zu
trifft eher zu trifft nicht zu

Unter Informationskanälen verstehen wir die Wege, auf denen Informationen zu Ihnen gelangen, Sie sich diese beschaffen oder vergeben können, z.B. e-Mails, Intranet, Briefe, Rundschreiben etc.
6. Welche Informationskanäle nutzen Sie für Ihre Arbeit? Listen Sie diese in der Reihenfolge der Häufigkeit der Verwendung auf und beginnen Sie mit dem wichtigsten.


7. Es stehen mir... Informationskanäle zur Verfügung, um meine Aufgaben erfolgreich zu erledigen.
zu wenige zu viele
ausreichend

8. Es besteht eine allgemein gültige und verbindliche Vereinbarung darüber, in welcher Form Informationen zur Verfügung gestellt werden sollen.
ja, für alle ja, für einige
ja, für viele nein.

9. Die Einhaltung der oben genannten Vereinbarungen wird kontrolliert und konsequent eingefordert.
Ja, immer. Ja, selten.
Ja, häufig. Nie.

10. Ich halte eine solche Vereinbarung für sinnvoll und hilfreich.
Ja. Nein.

11. Mit den Rahmenbedingungen unseres Informationsmanagements bin ich insgesamt...
nicht zufrieden eher zufrieden
überwiegend nicht zufrieden überwiegend zufrieden
eher nicht zufrieden völlig zufrieden

Anforderungsbereich 2: Verständlichkeit

Unter Verständlichkeit verstehen wir, das Informationen so gestaltet sind, dass ihr Inhalt klar ist. Sprache und Detaillierungsgrad sind angemessen.
12. Der Inhalt der Informationen, die ich erhalte ist klar und eindeutig.
stimmt stimmt meistens nicht
stimmt meistens stimmt nicht
stimmt manchmal

13. Ich muss Rückfragen stellen, um die Informationen zu verstehen.
stimmt stimmt meistens nicht
stimmt meistens stimmt nicht
stimmt manchmal

14. Ich muss Nachforschungen anstellen, um die Informationen zu verstehen.
stimmt stimmt meistens nicht
stimmt meistens stimmt nicht
stimmt manchmal

15. Ich kann die Informationen in meinen Arbeitskontext einordnen.
stimmt stimmt meistens nicht
stimmt meistens stimmt nicht
stimmt manchmal

Anforderungsbereich 3: Verwendbarkeit

Die Verwendbarkeit von Informationen bemisst sich danach, ob und mit wie viel Aufwand diese in Ihrer Arbeit zu integrieren sind.
16. Um Informationen verwenden zu können, muss ich sie bearbeiten, z.B. zusammenfassen oder umformulieren.
stimmt stimmt meistens nicht
stimmt meistens stimmt nicht
stimmt manchmal

17. ...% der Informationen, die ich erhalte, sind für meine Arbeit unbedingt notwendig.
       %

18. Mit der inhaltlichen Aufbereitung der Informationen (Formulierungen, Struktur, Sprache), die ich erhalte, bin ich insgesamt...
völlig zufrieden eher nicht zufrieden
überwiegend zufrieden überwiegend nicht zufrieden
eher zufrieden nicht zufrieden

Anforderungsbereich 4: Richtiger Ort

Mit dem richtigen Ort meinen wir, dass klar ist, wo Informationen eingestellt und abgeholt werden können oder an welche Person oder Gruppe diese verschickt werden müssen.
19. Ich weiß, an wen ich welche Information vergeben muss.
stimmt stimmt eher nicht
stimmt meistens stimmt selten
stimmt eher stimmt nicht

20. Ich weiß, wo ich benötigte Informationen finden kann oder abholen muss.
stimmt stimmt eher nicht
stimmt meistens stimmt selten
stimmt eher stimmt nicht

21. Informationen, die ich suche, finde ich immer an der dafür vorgesehenen Stelle.
stimmt stimmt eher nicht
stimmt meistens stimmt selten
stimmt eher stimmt nicht

22. Ich erhalte ausschließlich Informationen, die auch für mich notwendig sind.
stimmt stimmt eher nicht
stimmt meistens stimmt selten
stimmt eher stimmt nicht

23. Für Informationen, die wir in unserem Unternehmen verteilen, gibt es klar definierte Verteiler.
alle keine
manche

24. Sofern vorhanden, werden die Verteiler stets an Veränderungen angepasst.
immer selten
meistens nie
manchmal

25. Mit der Auffindbarkeit und Verteilung von Informationen bin ich...
zufrieden eher nicht zufrieden
überwiegend zufrieden überwiegend nicht zufrieden
eher zufrieden nicht zufrieden

Anforderungsbereich 5: Zeitpunkt

Mit dem richtigen Zeitpunkt meinen wir, dass Informationen dann zur Verfügung stehen, wenn sie für die Bewältigung der Aufgabe nötig sind.
26. Unser Informationsmanagement ist so organisiert, dass ich die Informationen habe/finde, wenn ich sie brauche.
stimmt immer stimmt eher nicht
stimmt meistens stimmt selten
stimmt eher stimmt nie

27. Die Informationen, die ich erhalte, sind immer aktuell, Neuerungen und Veränderungen werden schnell eingearbeitet.
stimmt immer stimmt eher nicht
stimmt meistens stimmt selten
stimmt eher stimmt nie

28. Ich erhalte die Informationen rechtzeitig, um sie in meine Arbeit zu integrieren.
stimmt immer stimmt eher nicht
stimmt meistens stimmt selten
stimmt eher stimmt nie

29. Das Informationsmanagement unterstützt meine Handlungsfähigkeit.
stimmt immer stimmt eher nicht
stimmt meistens stimmt selten
stimmt eher stimmt nie

30. Mit dem Zeitpunkt, an dem ich Informationen erhalte oder diese mir vorliegen, bin ich...
völlig zufrieden eher nicht zufrieden
überwiegend zufrieden überwiegend nicht zufrieden
eher zufrieden nicht zufrieden

Anforderungsbereich 6: Format

Mit Format ist sowohl die Darstellungsform (Fließtext, Tabelle etc), als auch die Anschlussfähigkeit der Dateiformate (.doc, .pdf etc) gemeint.
31. Intern vergebene Informationen können ohne weitere Konvertierungsarbeiten (Anpassung, Umwandlung etc.) verwendet werden.
immer eher nicht
meistens selten
eher nie

32. Extern vergebene Informationen können ohne weitere Konvertierungsarbeiten (Anpassung, Umwandlung etc.) verwendet werden.
immer eher nicht
meistens selten
eher nie

33. Notwendige Konvertierungsarbeiten werden zentral vorgenommen.
immer eher nicht
meistens selten
eher nie

34. Mit der Anschlussfähigkeit der gelieferten und verwendeten Formate bin ich ...
völlig zufrieden eher nicht zufrieden
überwiegend zufrieden überwiegend zufrieden
eher zufrieden nicht zufrieden

Anforderungsbereich 7: Menge
35. Die Menge an Informationen, die ich erhalte, ist für mich...
zu viel zum Teil zu wenig
zum Teil zu viel zu wenig
ausreichend

36. Die Informationen, die ich erhalte, sind Zielgruppen gerecht aufbereitet.
immer eher nicht
meistens selten
eher nie

37. Von den Informationen, die ich erhalte, lösche/ vernichte ich ca. ...% ungelesen.
       %

Anforderungsbereich 8: Mailkultur

Für uns bedeutet Mailkultur, in welcher Art und Weise mit e-mails als Kommunikationsmittel umgegangen wird.
38. Ich erhalte ... e-Mails erhalte pro Woche?
Bitte geben Sie die Menge als Zahl an.
      

39. Ca. ...% der e-Mails pro Woche sind für meine Arbeit zwingend notwendig?
mehr als 50% 25%
50% 15%
35%

40. Ca. ...% der e-Mails pro Woche lösche ich aus Zeitmangel ungelesen.
mehr als 50% 25%
50% 15%
35%

41. Bei wie viel Prozent meiner e-Mails sind ca. Rückfragen nötig?
mehr als 50% 25%
50% 15%
35%

42. Mit der Mailkultur in meinem Unternehmen bin ich...
völlig zufrieden eher nicht zufrieden
überwiegend zufrieden überwiegend nicht zufrieden
eher zufrieden nicht zufrieden

Anforderungsbereich 9: Technik
43. Die IT, die mir für meine Arbeit zur Verfügung steht, ist...
zu viel zu wenig
ausreichend

44. Wie bewerte ich die Zuverlässigkeit der Informationstechnologie?
sehr hoch eher niedrig
hoch niedrig
eher hoch sehr niedrig

45. Wie gut fühle ich mich durch den technischen Supoort unterstützt?
sehr gut eher schlecht
gut schlecht
eher gut sehr schlecht

46. Welche Internetplattformen nutze ich für meine Arbeit? Bitte listen Sie diese Plattformen in der Reihenfolge ihrer Bedeutung auf, mit der wichtigsten beginnend.


47. Wie oft pro Woche hole ich mir dort Informationen?
mehrmals täglich Alle 4 Tage
einmal täglich einmal wöchentlich
alle 2 Tage weniger als einmal wöchentlich

48. Mit der Technologie, die mir für meine Arbeit zur Vefügung steht, bin ich insgesamt ...
völlig zufrieden eher nicht zufrieden
überwiegend zufrieden überwiegend nicht zufrieden
eher zufrieden nicht zufrieden

Anforderungsbereich 10: Wirtschaftlichkeit

Wirtschaftlich bedeutet für uns, dass neben der Qualität und der Quantität auch die mit den Informationen verbundenen Kosten (Arbeitszeit für Beschaffung, Verarbeitung und Problemlösung etc) von Bedeutung sind. Informationen werden hierbei als Produktionsfaktor angesehen.
49. Bei Informationen, die ich für meine Arbeit benötige, ist der Beschaffungsaufwand...
extrem hoch eher niedrig
hoch niedrig
eher hoch extrem niedrig

50. Ich verwende ca. ...% meiner Arbeitszeit zur Beschaffung von Informationen.
       %

51. Ich kann neu entstehende Informationen und Erkenntnisse problemlos im Unternehmen zur Verfügung stellen.
immer eher nicht
meistens selten
eher nie

52. Der Informationsaustausch in unserem Unternehmen ist sehr rege.
trifft völlig zu trifft überwiegend nicht zu
trifft überwiegend zu trifft nicht zu
trifft eher nicht zu

53. Das derzeitige Informationsmanagement ist für mich ...
Belastung Erleichterung

54. Die Informationsbeschaffung...
sorgt bei mir für erhöhte Motivation demotiviert mich eher
erweckt bei mir keine Resonanz frustriert mich

55. Bei meinen Kollegen nehme ich eine ähnliche Haltung war.
stimmt stimmt nicht

56. Ich habe das Gefühl, meine Arbeit ohne das derzeitige Informationsmanagement ... erledigen zu können.
besser schlechter
gleich gut

57. Mit dem persönlichen Aufwand, der mir durch das Informationsmanagement entsteht, bin ich...
völlig zufrieden eher nicht zufrieden
überwiegend zufrieden überwiegend nicht zufrieden
eher zufrieden nicht zufrieden


Der Fragebogen ist jetzt:
noch nicht fertig      
fertig zum Abschicken


Vielen Dank für Ihre Teilnahme!

Sollten Fragen aufgekommen sein, können Sie sich jeder Zeit gerne an uns wenden.

Telefon: 0228-452504
e-Mail: info@synetz.de







Dieses Formular wurde mit GrafStat (Ausgabe 2009 / Ver 4.6) erzeugt.
Ein Programm v. Uwe W. Diener 7/2009.
Informationen zu GrafStat: http://www.grafstat.de